先日、とある福祉系の会社さんの発注・請求・在庫管理をITコンサルティングで月額8800円から初めた事例をご紹介します。
【こんな課題でした】
こちらの事業所さんは、基本的に紙媒体で何もかも処理されてました。
そのため、集計に時間もかかり、尚且つ、低精度で毎月経理の方が残業されていたそうです。
箇条書きすると、
・発注書と納品書の照合の手間
・在庫管理は、PC詳しい社員さんがエクセル管理
・発注先からの請求書を2名体制でチェック
・支払い履歴と請求履歴のエクセルを毎回作成し、税理士さんに報告
・顧客への納品書を集計し、顧客への請求書を作成
・昔ながらのレジがあり、商品を販売した際にはレシート控えに手書き。後から集計し、1日の締め処理をする。
と、ざっくりはこんな感じで、経営課題としては、
・無駄な残業発生などの生産性の課題とそれへの人件費
・生産性の課題により事業拡大するにはさらに雇用が必要（余計に経費がかかる）
・在庫管理の低精度により、経常利益の低精度
・紙管理により紛失。そこから仕入支払いや顧客請求が合っていない
・在庫管理の低精度により、デッドストック、チャンスロスの発生
でした。
【解決方法】
導入したのは、
・Squreを利用したレジのIT化
・Squreを利用した在庫管理
・Misocaを利用した発注履歴、請求、入金管理
・iPadを利用して納品現場で納品数の変更
と、アプリ自体は2つです。
【ポイント】
気にしていただきたいのは、
・事業所のスタッフさんのITレベルに合わせて、背伸びしない事
アプリの選定、仕組み作り、運用方法などについてITレベルに合わせる必要があります。
・事業所の強みを消さない事
・できた！という成功体験を感じてもらう事
です。
従って、アプリのイイ、悪いはどうでもよく、事業所やスタッフさんに合ったものを選ぶこと。
運用ルールについても、しっかりレクチャーするという事です。
【今後】
実は、さらにこの事業所さんの拡張案がありまして、
・納品書を納品時に現場で、デジタルサインをもらいそのまま請求につなげるというIT化も検討中です。