メールでは伝わらないのでTEL、口頭説明するという話をよく聞きますが、これは90％以上ウソです。
メールで伝わらない内容は10％未満なのです。
では、なぜ伝わらないのか？
【問題は書き手の日本語】
かつて、1日に100通～200通のメールでのお問合せをさばく仕事をしていました。
そこでよくわかったことがあります。書き手の日本語自体に問題があるのです。
書き手が、読み手に伝わるように書いていないのです。
読み手に伝わらなければ、それは書いてないのも同じ。
伝わるように書きましょう。
では、どうやって？？
【正しい日本語、ではなく伝わる日本語を】
「誰が、何を、いつまでに、なぜやるのか？、どんな結果になるべきか？」などを明確に書きましょう。
書く前に、何をどう説明するべきなのか？を組み立てましょう。もちろん、読み手の読解力不足な時もあります。
面倒だと思われるかも、電話や口頭の方が早い？と思うかもですが、実は違います。
【なぜ、電話・口頭は伝わるのか？】
いいえ、伝わっていません。実は電話・口頭はこんなカラクリがあります。
あなたはそもそも考えながら話をしています。考えてから話していません。
そして、相手はわからないので質問してきます。それで、説明が成り立っているだけなのです。
電話、口頭は実は最も生産性の悪い伝達手段です。
１．相手を電話で捕まえるのに時間がかかる
２．余談や話が脱線する
３．記録にできない
４．後ほど言った言わないが発生しやすい
もちろん、電話や口頭でしか伝わらないパターンがありますが、それは伝達したいことの10％未満にすぎません。
よく、電話・口頭が好きな方は、「相手が動いてくれない」みたいな感じの相手にせいにしがちですが、「相手を動かせていない」と自分を見返してみましょう