現在、ITコンサルティングをしている案件で一部公開します。
「情報伝達」をちゃんと整備するだけで、生産性が上がります。
意外と多くの会社さんが、この「情報伝達」で生産性が下がっているのです。
具体的には・・・連絡された内容を再度確認している時間のムダここにつきます。
私たちは、会社に「情報の確認」に来ているのではなく、「得た情報をもとに仕事を進める」のです。
もしあなたが「情報の確認」を1日2回していたら、実際には10回以上している可能性があります。
【情報伝達の基本】
〇相手には伝わらないと前提で文章を書きましょう
〇この文章で相手がどう解釈するか？を意識しましょう
〇もし伝わらなかった場合は、「自分の伝え方が悪い」と思いましょう。そして、相手にどう書くとよいか確認しましょう。
〇相手のレベルに合わせた単語を利用しましょう
〇相手の内容が分からない場合は、必ず確認しましょう
〇メールできたものはメールで返す、Kintoneで来たのもはKintoneで返す
以上です。これを実践できれば、「情報の確認」が激減し、「得た情報をもとに仕事を進める」になるので早く帰れます。
【伝える原則文章】
〇いつまでに？
〇何を？
〇期待する結果
〇優先順位
を明確に記載しましょう
「言わなくてもわかるでしょ」や「だいたい想像できるでしょ？」はサイテーです。
今すぐ修正しないと部下あるいは取引先はツライ想いをしています。
昔、英語でも仕事の指示が来たり、送ったりもありましたが、英語は明確な言い方が多いのでよいのですが、日本語は日本語の美しさがデメリットになってて、仕事だと曖昧だったりボヤーとしてたり、何が言いたいのかわからなかったり、丁寧すぎてよくわからないなどが目立ちます。
つまり、実は日本語はビジネスでは向かない言語だと私個人は思っています。文学はいいですよね。
なので、ちゃんと明確に伝えるようにしましょう。