【経費削減】電話とFaxはなぜ害なのか?

沖縄全体としてもまだまだ電話とFAXに頼った情報伝達が盛んです。
電話とFAXがいかに害なのかを説明させていただきます。また、その代替え手段なども。

【電話とFaxのメリット・デメリット】

まずはFaxから。
1.手書きで送れる
 PCやスマホのようにタイプせずに手書きでかけます。そのため、入力が苦手な人にはすぐにとりかかれる通信手段です。その一方、手書きなので何書いてるかわからないなんて事も。
2.紙で書ける
 てきとーに裏紙なんかで記入して送れる手軽さが。その一方、紙の無駄、送った証拠を保管しなければならないという反ペーパーレス。
3.電話回線があればよい
 固定電話があればすぐに遅れるというメリットがります。その一方、今や存在自体が疑問な固定電話という手段。さらには、固定電話は維持費がかかり、Faxの送受信もお金がかかります。1,2枚ならいたくもないですがFaxをメインの通信手段にしている会社さんは、月間で何万円もかけています。
4.非同期でいける!
 相手が出なくてもFaxを流しっぱなしにしておけば、通信できる便利さがあります。ですが、実際は、上記にも書きましたが、受信側は1通信しか受付できないし、届かない事も。中には、「Fax届きました?」と、電話するあげく。

電話
1.すぐに伝えられる
 すぐに相手と話せる気軽さがよいですね。その一方、相手が電話にでる前提で、出ない場合は何度もかけなければならない。さらには、気軽な故、電話を掛ける側は話しながら考えてる場合が多く、意味が分からない事が多いです。さらには通信費も従量課金ですね。
2.相手の応答次第で内容変化できる
 相手からの応答次第で対応を変えることが出来る臨機応変さがよいですね。これは電話にしかないメリットですし、そのような状況はお仕事中ままあります。

【電話とFaxの害をまとめると】

まとめると、
・Faxは全然、非同期じゃない
・Faxは運用コストが高い
・Faxは可読性がわるい
・電話は非同期すぎる
・電話はロジカルな会話がしずらい
・電話するたびにお金がかかる


一応、知らない方のために非同期について。
非同期とは、相手とリアルタイムで通信しなくてよいという事です。
つまり内容を投げっぱなしでよいのです。このメリットは偉大です。
複数の作業があれば、1つをこなしながら、もう1つをこなせるのです。
たかだが、2個ならよいですが10個でしたらどうでしょうか?
10個同時に進行することで残業しなくて済む可能性がでてくるわけです。

つまり、「電話とFaxは、非同期できない運用コストのかかる、内容がわかりづらくなる通信手段」と言えます。
さらに言うと、
・時間の無駄が多い=生産性が低い
・Faxと電話自体に運用経費がかかる
・生産性が低い通信手段なので、複数の仕事をこなせない=残業へ
・生産性が低いので事業の進行が遅い

最悪ですねー

【解決策は?】

もちろんのこと、ネットです。
・LINEオフィシャル
・メール
・チャットアプリ

などです。

昔はLINEがなかったので、メールのみの仕事でしたが、私がかつてテクニカルサポート(技術専門のサポートチーム)にいたころ、1人で毎日100通のお問合せに対応していました。
さすがに、100通は異常ですが、これを電話やFaxで置き換えて考えてみてください。
1日100の電話、Faxに対応可能でしょうか?

【セキュリティとかどうなの?】

電話やFaxより安全ですw
そもそも電話やFaxは、暗号化通信してませんので盗聴し放題。
メールも近年は、暗号化通信に対応してきましたし、LINEやチャットアプリはそもそも暗号化通信です。
この記事を書いた2021・3・20時点でLINEの個人情報が中国系の企業に漏れている疑いがありますが、個人情報などあってないようなものですので、諦めた方が良いです。これについては後日。

【タイプに時間がかかる・・・】

仕事柄、LINEやメール、チャットアプリでの通信手段を事業所さんへおすすめしますが、課題でいつもあがるのが、従業員がタイプするのに時間がかかる、という課題。
こればかりは慣れるしかありません。
でなければ、IT弱者になってゆくだけ・・・時代に取り残されます。
今は第四次産業革命ではなく、既に第五次産業革命なのです。
馬車→自動車 のように、電話・Fax→ネットで非同期 なのです。

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