LINE、チャットワークス、メールの業務効率化はどれがよいか?

脱電話、脱Faxなど言われておりますが、その先にあるものとして、LINE、チャットワークス、メールがあります。先に結論を書くと、「業種と相手によって3つを使い分ける」となります。この3つのメリット・デメリット、どんなシーンに向いているかを書きます。

【電話とFaxは悪】

まずは、電話とFaxを否定してゆきますw
電話・Fax信者の方、ゴメンナサーイw
私はいろんな業種の方と接しています。IT業界の同業さん、建設、卸、通販、農家、ダイビングショップ、ホテル・・・いろいろ。
その中で実際にあるデメリットを列挙します。
(電話)
・話した内容を記憶しなければならない→これについては後述します
・話しながら考える人が多いので、指示が支離滅裂になりやすい
・会話中、重要な事を話し忘れることが多い
・相手に伝わるように話さない方も多いので、意味わからない
・理論立てて説明や話をしない方が多いので、矛盾している場合が多い
・電話に出れない場合は、折り返すか、再度かけなおしという時間の無駄

(Fax)
・書いている内容が読めない
・届るかわからない
・1回線になるので、Fax送受信で占領されると不通
・印刷代のコストが最悪

【業務効率化の基本】

基本は、時間コストの削減とリソース削減です。
リソース削減とは、人的・金銭・脳です。
脳リソースとは、
「 話した内容を記憶しなければならない 」がその1つです。
仕事で記憶することは、誤りではないかと思います。
仕事の内容や依頼を記憶してはいけません。記憶は、パソコンやスマホにお任せするべきです。
私たちは、どの仕事や業務をどのような順番、時間の割当、最短コースを考えるべきです。
もちろん、天才的な記憶力があるなら話は別です。
しかしながら、通常、人間の脳には限界があります。
私の場合ですが、脳をこのように利用しています。
・発想や視点の転換や多くのそれらを持つこと
・予測力。お客様の要望や話を聞いたら、なるはやで4手先、5手先を考えること
・仕事の優先順位を、時間、コストからなるはやで導き出す事
・自分の管理(フィジカル、メンタル)
なので、仕事の内容は記憶が本当にあまりありません。すべてPCやクラウドに覚えてもらっています。
いうなれば、PCやクラウドが私の秘書であり、業務管理部です。
では、これらを踏まえたうえで本題です。

【LINE】

LINEは厳密に2種類あります。個人のLINEとLINEビジネスアカウント(LINEビジアカと略します)です。

・向いている業種
 1.電話対応が多いところ
 2.Fax対応が多いところ
 3.具体的にエステ・美容室さん、予約受付とか

・メリット
 1.複数のPCやタブレット⇔スマホでやり取り可能。つまり、情報共有ができる
 2.無料
 3.メアドで作成できる

・デメリット

 1.LINE友達にならないといけない→エステや美容室などリピーターならよいですね
 2.相手がスマホじゃないとダメ
 3.お客様からの依頼、あるいはこちからの内容は簡易的な内容であるべき
 4.内容を検索できない、1つの作業や内容しかやり取りは実際にできない(複数は混乱する)
 5.進捗管理はできない

・私の体験
 LINEで仕事や作業の依頼が来ますが、いいことがありませんでした。私の業務の場合は、依頼主がある程度論理的に内容を考えていただかないと、確認やミスが増える事多いのです。
ところが、LINEは気軽に依頼ができます。そのため、相手(私が)がどう解釈するか考えないで、依頼をされる方が多いので、勘違いや誤解を招きやすい傾向があります。
いうなれば、留守電代わりになってる感じです。

弊社では、通販では農家さんなどとのやり取りで利用しています。オジーやオバーも今やLINEですw
発注などの簡単な内容であればLINEで大丈夫です。

【チャットワークス】

・向いている業種
 1.PCやメアドがある企業同士全般

・メリット
 LINEとほぼ同じだが、LINEとは違い、個人の電話番号にアカウントが紐づけされるわけではないので、ビジネス用途が可能。

・デメリット

 1.メアドがないと作れない
 2.定期的にログアウトされてしまうため、不慣れな方には無理
 その他はLINEと同じデメリット

チャットワークスもやはり、留守電代わりが否めません。チャットワークス経由だと雑な作業依頼が来ます 涙。結局、確認の手間が入るので効率化できたとはいいがたいです。
LINEとの違いは、LINEはプライベート感強いですが、チャットワークスはビジネス用途感が強いという事です。

【メール】

・向いている業種
 1.PCやメアドがある企業同士全般

・メリット
 1.検索ができる
 2.残せる、振り分けができる
 3.書き手によるが、比較的、理論的な文章になりやすいので受けてが楽
 4.進捗管理ができる

・デメリット
 1.メアドがないと作れない(当たり前)
 2.PCやネットリテラシーが求められる
 3.誤操作で間違った人に内容送る時がある
 4.面倒がられる

IT業界はメールが全般的に多いと思います。それに加えて、グループウェアですかね。
中には「メールなんて古い!」とかいう方もいますが、古いとか新しいとかの視点は誤りでしょう。
効率性や精度や管理が求められるのであって、新旧は関係ありません。
私は電話やFax否定派ですが、それは古いからではなく、激しく非効率的だからです。

業種ややり取り方法や、取引先のITリテラシーで導入するべきツールが変わると思いますので、検討材料になれば幸いです。

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