テレワークの課題2:コミニュケーション方法

今話題のテレワーク。私のまわりの企業さんでも導入されてまして、テレワークについて座談会しましたので、ヒントになれば幸いです。
最初に結論を書いてしまいますが、全てにおいて経営者・管理職側の問題であることが多いです。

【 コミニュケーション方法が課題】

社員さん同士、管理職と社員さん同士でのコミニュケーション不安、不具合があるそうです。
今までは、
・口頭でやりとり
・紙に印刷して説明
・直接会議
などだったのが、

・メールかチャットでやりとり
・紙に印刷はできない
・Web会議なのでいつもより違和感
という具合です。
これについては、慣れというのもありますが、私がお客さんとやりとりしてたり、弊社でIT業界未経験者を雇用した時の経験談などを交えて書きます。

【メールではなぜうまくいかないのか?】

結論から書くと、とても簡単でメールで、自分の文章で相手がどのように解釈するかを考えないで書くからです。
例えばメールで、
「あのメールの件、作業お願いします」「どのメールだよ?」になります。
これを、
「X月X日のXXさんのメールの件、作業お願いします」→「了解」
とすれば、コミニュケーションはスムーズではないでしょうか?

これを口頭のでのコミニュケーションに例えると、
「あのメールの件、作業お願いします」→「どのメールだよ?」 →「 XXさんのメールの件 です」→「いつの?」→「 X月X日 です」
と、なります。
私がいろいろ見てきた経験と上記の例のように、 実は口頭での作業指示には無駄が多いのです。

そして、ハッキリ言いますが、口頭で無駄な指示を出している時、その上司や管理職は作業全体や影響度が見えていません。さらに、そのまま指示を作業してしまうと、面倒な結果が出たりしますといいますか、しませんか?やらなくてよかったんじゃない?その作業とかありませんか?

【メールでの仕事・コミニュケーションの方法】

ポイントとしては、
指示を出す側の人は、
・誰が
・何を
・どのように
・いつまでに

を明確にした上で指示を出せばよいのです 。

指示出す側も作業する側も、次のようにすればメールでの仕事管理やコミニュケーションが円滑になると思います。
・メールソフトに作業中フォルダを作る
・メールソフトに完了フォルダ を作る
・メールソフトに保留フォルダ を作る
これだけです。
受信フォルダに来たメールをそれぞれに振り分けておくだけです。
こうすることで、
・どの作業(メール)が進行中か?
・完了したか?
・検索が可能
になります。
つまり、
・どんな作業があるのか?
・終わっていない作業はどれか?
を覚える必要はないのです。メールソフトが知っています。

これをさらにチームや会社などで共有化するのなら、グループウェアの出番ですが、ここでは書きません。

ただし、メールでのコミニュケーションについては重大な欠点があります。
それは、気軽さが無い点です。

【チャットツールを使う】

簡単な会話や、メールを打つまでもない事はチャットツールを使うという点があります。
チャットツールはLINEと同じです。
気軽で、簡単で、ちょっとした添付ファイルも送れる、アプリによってはPCとスマホでもやりとり可能。
代表格だと、ChatworkやSlackです。

ただし、チャットツールはあくまでもチャット。
・検索はできない
・やりとりの分類はできない
・気軽なだけ

です。
やりとりを残して後で検索したいという時や、証拠として残したいコミニュケーションには不向きです。

よく、「Chatworkがあればメール不要!」なんて方がいますが、勘違いです。
チャットツール重視の方の致命的なデメリットがあります。
それは、「チャットツールでの作業指示がただの留守電と変わらない」という点です。
どういうことかというと、
メールを打つのが面倒な人がチャットツールで作業指示すると、口頭電話と変わらないただの留守電と同じ」でして、やっぱり確認が必要な事が山ほど出てきました。

なので、チャットツールはくれぐれも作業指示用ではなく、ちょっとした小話用にすることをお勧めします。

【どうしたらいい?】

最後に、経営者・管理職の方向けに。
作業指示の、
・誰が
・何を
・どのように
・いつまでに

を明確にしてください。

次に、これは現場によって異なると思いますが、従業員の方のメンタルヘルスに対して常に気を配る必要が今まで以上にあります。チームや社員さんが何を望んでいるか、どうあるべきかに対して、自身の色眼鏡なしに理解する必要があります。

(余談)
日本の残業の原因の1つに「無駄な指示」が多いと思います。
さらに、口頭での作業指示は非常にくだらない事を作業者に強います。
それは、「覚える」と「メモ」です。
仕事の上で、作業指示を覚えるとは非常に馬鹿げていると私は思います、メモもです。
人間の脳をそんなくだらない事に使うべきではないというのが持論です。
覚える・メモはパソコンにやらせればよくないでしょうか?
我々はパソコンという外部記憶装置を手に入れたのに、使わないのが不思議です。
我々は自身の脳を機械ができないことに使うべきだと思います。クリエイティブな発想、直感的な何か、自身の宗教的ともいえる信念・・・AIすらできないことにです。

返信を残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA